Zeugnis erstellen – der komplette Ablauf
Von der Auswahl der mitarbeitenden Person bis zur fertigen Word-Datei: So entsteht ein Zeugnis in zeugnisbox.ch.
1. Mitarbeitende Person wählen oder anlegen
Starten Sie unter Zeugnisse → Neues Zeugnis. Wählen Sie eine bereits erfasste Person aus oder legen Sie sie direkt im Assistenten neu an. Name, Funktion sowie Ein- und Austrittsdatum werden automatisch in den Zeugnistext übernommen.
2. Zeugnistyp festlegen
Der Typ bestimmt die Zeitform des gesamten Dokuments:
| Typ | Wann | Zeitform |
|---|---|---|
| Arbeitszeugnis | Beim Austritt (Schlusszeugnis) | Vergangenheit («Er erledigte seine Aufgaben …») |
| Zwischenzeugnis | Während des laufenden Arbeitsverhältnisses | Gegenwart («Sie erledigt ihre Aufgaben …») |
zeugnisbox.ch wählt die Textbausteine automatisch in der passenden Zeitform. Beim Zwischenzeugnis entfällt zudem der Austrittsabschnitt. Hintergrund dazu im Artikel Zeugnissprache & Recht.
3. Stellenprofil zuordnen (optional)
Das Stellenprofil beschreibt Funktion, typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Sie können ein vorhandenes Profil übernehmen, eine Vorlage anpassen, ein neues Profil erstellen – oder ganz ohne Profil arbeiten und die Aufgaben direkt im Feld «Rolle/Aufgaben» erfassen. Die Aufgabenliste erscheint später als eigener Abschnitt im Zeugnis und lässt sich auch nachträglich im Editor ergänzen.
4. Bewertungskriterien festlegen (optional)
Ohne eigene Auswahl verwendet zeugnisbox.ch einen bewährten Standard-Satz an Kriterien. Unter «Schwerpunkte» wählen Sie bei Bedarf selbst, welche Kriterien beurteilt werden sollen – zum Beispiel Fachkompetenz, Arbeitsqualität, Zuverlässigkeit, Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen oder Führung. Für jedes gewählte Kriterium wird später eine Note vergeben.
5. Bewertung erfassen – selbst oder per Einladung
- Jetzt selber ausfüllen: Ein Klick öffnet das Bewertungsformular direkt – pro Kriterium eine von vier Notenstufen vergeben und aus passenden Formulierungsvorschlägen wählen. Ideal, wenn Sie die Leistung selbst am besten kennen.
- Führungskraft einladen: Sie senden der direkten Führungskraft einen Bewertungslink. Die Person bewertet ohne eigenes Login; Sie behalten das letzte Wort. Details im Artikel Bewertung: selbst oder per Einladung.
Wie Noten und Textbausteine zusammenspielen, erklärt der Artikel Textbausteine & Noten.
6. Entwurf zusammenstellen und bearbeiten
Aus Personalien, Stellenprofil und Bewertung stellt zeugnisbox.ch einen vollständigen Entwurf zusammen: Einleitung, Aufgaben, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Gesamtbeurteilung, Austrittsabschnitt (nur beim Arbeitszeugnis) und Schlussformel. Jeder Abschnitt lässt sich im Editor einzeln bearbeiten – Sie können Vorschläge austauschen, Text anpassen oder Abschnitte umformulieren.
7. Layout wählen und als Word-Datei exportieren
Wählen Sie im Editor einen Layout-Stil oder eine eigene Vorlage (siehe Vorlagen & Layout-Stile) und exportieren Sie das Zeugnis als Word-Datei (.docx). Die Datei können Sie in Word oder einem kompatiblen Programm final prüfen, auf Ihrem Briefpapier ausdrucken und unterschreiben.
Vier Augen vor der Übergabe
Prüfen Sie den exportierten Text immer noch einmal vollständig. Die rechtliche Verantwortung für das ausgestellte Zeugnis liegt beim Arbeitgeber – zeugnisbox.ch liefert geprüfte Bausteine, ersetzt aber keine inhaltliche Kontrolle im Einzelfall.