Mitarbeitende verwalten und per CSV importieren

Mitarbeitende sind die Basis jedes Zeugnisses. Erfassen Sie Personen einzeln – oder importieren Sie Ihre Belegschaft in einem Schritt per CSV-Datei.

Mitarbeitende einzeln erfassen

Unter Mitarbeitende legen Sie Personen mit Name, Funktion, Abteilung sowie Ein- und Austrittsdatum an. Der Status (aktiv, Austritt geplant, ehemalig) hilft beim Überblick. Alle Angaben lassen sich später jederzeit bearbeiten – laufende Zeugnisse übernehmen die Daten der Person automatisch.

CSV-Import: so geht es

Öffnen Sie Mitarbeitende → Import und laden Sie die Beispiel-CSV herunter.
Füllen Sie die Datei mit Ihren Daten – die erste Zeile enthält die Spaltennamen (siehe Tabelle unten), jede weitere Zeile eine Person. Maximal 1'000 Zeilen pro Datei.
Wählen Sie die Datei im Import-Dialog aus. zeugnisbox.ch zeigt eine Vorschau mit Validierung pro Zeile – fehlerhafte Zeilen werden markiert und übersprungen, gültige Zeilen importiert.

Erwartete Spalten

Spalten der Import-CSV
Spalte	Pflicht	Inhalt
`firstName`	Ja	Vorname
`lastName`	Ja	Nachname
`jobTitle`	Ja*	Funktion bzw. Stellenbezeichnung (*oder jobProfileName)
`jobProfileName`	Ja*	Name eines Stellenprofils in Ihrem Konto (*Alternative zu jobTitle)
`email`	Nein	E-Mail-Adresse
`employeeNumber`	Nein	Personalnummer
`gender`	Nein	Geschlecht (für sprachlich passende Bausteine)
`department`	Nein	Abteilung
`employmentStartDate`	Nein	Eintrittsdatum
`managerName`	Nein	Name der direkten Führungskraft
`managerEmail`	Nein	E-Mail der Führungskraft (für Einladungen)

Pro Zeile muss mindestens jobTitle oder jobProfileName gefüllt sein. Enthält eine Zelle Kommas, setzen Sie den Wert in Anführungszeichen – Standard-Exporte aus Excel oder Google Sheets erfüllen das automatisch.

Tipps für einen sauberen Import

Speichern Sie die Datei als CSV (UTF-8) – Umlaute bleiben dann korrekt erhalten.
Daten wie employmentStartDate im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT angeben.
Mit managerName und managerEmail sind spätere Bewertungs-Einladungen schneller vorbereitet.

Datenschutz beim Import

Importieren Sie nur Angaben, die Sie für die Zeugniserstellung benötigen. Details zur Verarbeitung von Mitarbeitendendaten finden Sie in der Datenschutzerklärung.